Werkprocessen optimaliseren
Als virtual assistant neem ik je niet alleen werk uit handen, ik help je graag bij het verbeteren van je dagelijkse werk om zo tijd en rust te creëren. Het optimaliseren van je werkprocessen zorgt ervoor dat je efficiënter gaat werken. Door het maken van een flowchart breng je in beeld waar eventuele overbodige stappen in je processen zitten, waardoor je tijd bespaart, minder fouten maakt en geen dubbel werk doet.
Werk je met een team, dan heeft de flowchart nóg een fijne functie. Elk teamlid ziet in een oogopslag wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn en het biedt houvast aan nieuwe teamleden.
Extra:
Naast deze voordelen maak je met een flowchart ook inzichtelijk of je aan de wet- en regelgeving voldoet. Omdat elke stap is uitgewerkt.
Stap 1: kladversie
We beginnen met de kladversie. In een meeting (online of fysiek) bespreken we al je producten en diensten en alle handelingen die gedaan worden om je product of dienst bij de klant te krijgen. Hier kijken we dus niet alleen naar de on boarding, je dienst/product zelf maar ook naar de offboarding. Een niet te onderschatten onderdeel van je dienstverlening.
Stap 2: Uitwerken flowchart
Hierna ga ik aan de slag met een flowchart. Hierop zet ik alle facetten van je business. Je marketing (hoe kom je aan je klanten), de onboarding, je dienst of product zelf en je offboarding (er valt misschien nog wel wat op te volgen?). Als we allebei concluderen dat op dat moment alle facetten worden meegenomen, gaan we door naar de volgende stap. Maar let op! Zo’n flowchart is een werkdocument. Het is nooit af, dus het is helemaal niet raar als we na twee weken of een maand weer een aanpassing doen.
Stap 3: Optimaliseren
De volgende stap is het beschrijven van je dienst en de handelingen die daarbij horen. Waar je in de flowchart in een oogopslag ziet hoe de processen lopen, lees je in het handboek tot in detail wat er moet gebeuren om tot het gewenste resultaat te komen.
En wat levert dit je nou op? Overzicht, rust, duidelijkheid en geen extra (dubbel) werk.