Samenwerken met een virtual assistant

Hoe overleef ik mijn collega’s… de VA -editie

Mijn werkzame leven kan je in twee (nog ongelijke) delen opsplitsen: de tijd dat ik voor een ander werkte, en de tijd dat ik voor mezelf werk. De scheiding tussen die twee tijdperken is heel nauwkeurig vast te stellen: het tekenen van de vaststellingsovereenkomst (what’s in a name) bij mijn vorige werkgever. En sinds die tijd is de tijd die ik besteed aan ‘werk’ een stukje prettiger geworden. Al was het alleen maar omdat je veel minder te maken hebt met het fenomeen ´directe collega´s´.

De kracht van goede werkrelaties

Begrijp me niet verkeerd, ik heb absoluut geen hekel aan mensen. Ik hou van mensen, en ik vind het heerlijk om te sparren met de vrouwen met wie ik samenwerk. In mijn vorige werk had ik een fijne werkrelatie met de collega met wie ik destijds een kantoor deelde, en ook met mijn direct leidinggevende -ik heb een hekel aan het woord ‘baas’; honden hebben een baas- kon ik erg goed.

Daarbij vonden we ook nog een gewillig mannelijk slachtoffer van hr – een deur verder. We hadden het altijd over ons hoekje; we vonden elkaar voor lief en leed, en het is ook niet toevallig dat ik hen drie jaar nadat ik het bedrijf verlaten heb nog steeds spreek! We hopen over twee weken samen te eten. Het is heerlijk om zulke collega’s te hebben. Ze hebben me door menig frustratie-uurtje gesleept.

Het voordeel van samenwerken met een virtual assistant

Helaas heb ik bij dat bedrijf en de bedrijven waar ik daarvoor werkte ook collega’s gekend met wie ik slecht samen kon werken. Dat had bij verschillende mensen verschillende oorzaken: onze karakters matchten simpelweg niet, of ik moest elke dag lange verhalen aanhoren die me geen moer interesseerden, of de collega voelde zich verheven boven de andere werknemers; en dan heb je ook nog degenen die door stem, geur of blik je op de zenuwen werken… zo zal jij ook vast een aantal keer een co-worker from hell hebben gehad. En juist daarom is een Virtual Assistant een ideale collega:

je kunt precies met mij afspreken wat ik voor je doe. Heb je een hekel aan mail bijwerken? Wil je vooral je relatiebeheer uitbesteden? Heb je iemand nodig die voor jou secretariële taken overneemt? I’m your girl. Je kunt al het werk dat jij vervelend vindt en ik leuk, op mijn bureau leggen, en ik ga ermee aan de slag.
een VA werkt snel en doelmatig: er gaat geen tijd verloren bij de koffieautomaat, er is geen discussie over wie wanneer hoe lang op vakantie gaat en je weet precies wat je aan me hebt.
een VA kan met je meekijken in je bedrijf. Zeker als je een zzp’er bent of een eenpitter, kan je werk soms wat eenzaam zijn en je het gevoel geven dat je alles alleen moet doen. Ik kan met je meekijken en meedenken, en dat scheelt al heel veel in dat ‘alleen’-gevoel.
je kunt een VA ook op projectbasis inhuren: als er een congres georganiseerd moet worden, of er is een andere taak die je voor korte tijd bij iemand neer wil leggen: kom maar op. Je hoeft geen uitbreiding van het aantal fte’s op jaarbasis te berekenen, je hoeft geen ellenlange sollicitatieprocedures te doorlopen omdat je een langetermijnrelatie aangaat: ik kan ook een snelle of korte klus voor je klaren.

MANAGE je VA

Natuurlijk worden we wel collega’s. Niet in de oud-economische zin van het woord dat we bij elkaar op kantoor zitten, maar we gaan wel degelijk samenwerken. Dat kun je op een paar manieren stroomlijnen:

ik vind het zelf erg prettig om vooraf te videobellen: we moeten wel een klik hebben. Het is tenslotte jouw geld, en je wil samenwerken met iemand met wie het ook daadwerkelijk fijn samenwerken is.
we kunnen samen kijken welke tools of apps het beste passen bij ons project: dat kan Asana zijn, Moneybird of bijvoorbeeld Trello, maar wie weet heb je zelf wat anders in gedachten. Vertel vooral duidelijk wat je verwacht, dat maakt de samenwerking veel prettiger.
ik sta altijd open voor feedback, zowel als ontvangende als gevende partij. Ik vind het fijn om met je te sparren, maar in een zakelijke relatie is het helemaal niet gek om tussendoor op gezette tijden even te kijken of we nog op dezelfde pagina zitten.

En daarom is een VA dus eigenlijk de ideale collega: ik ben in de buurt als je me nodig hebt, en ik loop je niet in de weg als je aan het werk bent. En belangrijker nog: ik val je niet lastig met oeverloze verhalen, ik voel me niet verheven en je hebt geen last van mijn blik, geur of kleurige kleding.

Hoe vind je de juiste VA

Hoe vind je de juiste VA? Dat is niet zo als het vinden van de juiste ‘gewone’ collega: kijk naar cv en ervaring doe je niet, maar je kijkt wel naar de klik en vertrouwt op een mooie samenwerking.

Er zijn VA’s die erg goed zijn in het creëren van online content, er zijn hele goede technische VA’s en er zijn VA’s zoals ik die erg goed zijn in business support, ik noem mezelf meestal je assistent op afstand. Well, that’s exactly it!

Hoe is het om mij als ‘collega’ te hebben?

Het leuke is: ik werk nu met een aantal vrouwen fijn samen: ze hebben me ingehuurd als VA, maar in de loop van de tijd ben ik echt onderdeel van het team of het bedrijf geworden. Eigenlijk net als een echte collega dus. Alleen dan eentje die heerlijk zelfstandig werkt, heel gezellig is onze (twee)wekelijkse calls en eigenlijk gewoon uit de hemel is komen vallen. Joe!