Mail uitbesteden ingewikkeld? Wel nee, lees hier hoe Mailbox Magic werkt

Mailbox Magic! – hoe werkt het uitbesteden van je mail

De meeste ondernemers die ik spreek vanuit mijn rol als virtual assistant hekelen hun mailbox. Het gros daarvan begint hun dag met het openen van de mail en eigenlijk kost je mailbox altijd meer tijd dan je wil. Je bent er zo een halve dag (of meer!) per week aan kwijt. Zonde van de tijd he?

Overbodige mail in je mailbox

Ik snap het wel, ik open zelf ’s ochtends ook meteen mijn mailbox. Maar ik lees daarbij wel alleen het broodnodige. Nieuwsbrieven en campagnes waarvan ik merk dat ik ze op ongelezen laat staan of zelfs verwijder zonder te lezen, krijgen geen plek meer in mijn mailbox en ik plan mijn mailboxtijd. Ik ben niet bang dat ik een e-mail mis, mijn klanten weten dat ze me beter een appje kunnen sturen als ik niet snel genoeg reageer en het urgent is.

‘Massive’ mailbox

Los van het probleem van het starten met je mailbox, is er nog de frustratie van het niet weten hoeveel ellende er in je mailbox zit. Als jij 50 mails per dag krijgt, die je allemaal moet beantwoorden of waar je überhaupt iets mee moet, of die je in elk geval even moet lezen, dan is het niet zo gek dat je mailbox als ‘massive’ aanvoelt! En daarbij kan zo’n volle mailbox demotiveren. ‘Ik laat m’n mail maar liggen, want er zit zoveel ellende in’. Dit is vaak het punt waarop ik ingeschakeld word.

Want ik hou wel van een portie mailbox magic! Geef mij een overvolle en chaotische mailbox en ik kan m’n lol op. Dat heeft twee redenen:

Ik vind het heerlijk om orde aan te brengen in zo’n mailbox
Ik leer jou als klant enorm goed kennen aan de hand van je mailbox.

Het is voor mij dus ook heel waardevol, helemaal bij de start van een samenwerking.

Hoe werkt mail uitbesteden door een virtual assistant

Maar hoe werkt dat nou, je mail uitbesteden? De meeste van mijn klanten geven mij simpelweg hun inloggegevens, ik sla die op in een beveiligde kluis als LastPass en ik ga aan de slag.

Ik begin met het maken van 3 mappen, op urgentie:

SPOED
TO DO
KOMT LATER

Mailbox met (sub)mappen

Het spreekt denk ik voor zich waar ik deze mappen voor ga gebruiken. Alle mails die in de inbox staan (of in andere submappen) ga ik door en als ik denk dat je er nog wat mee moet, sleep ik de mail naar ‘SPOED’, ‘TO DO’ of ‘KOMT LATER’. Als ik denk dat je er niks meer mee hoeft, gaat de mail naar ‘Archief’. De mailprogramma’s van tegenwoordig hebben zulke goede zoekfuncties, het is echt niet nodig om nog mappen per onderwerp of contactpersoon aan te maken.

Duidelijke afspraken over mail uitbesteden

Daarnaast maken we afspraken over de afhandeling van je mail. Sommige mails kan ik misschien wel voor jou beantwoorden. Bedenk eens hoeveel tijd je dit kan opleveren! Bovendien levert het jou een leeg hoofd op omdat je je geen zorgen meer hoeft te maken over je mailbox.

Geen mail uitbesteden? Lees dan deze tips

Als jij een start wil maken met een relaxte mailbox die niet de hele tijd on top of mind is, heb ik een paar tips voor je.

start je dag niet met je mailbox
schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet leest
plan je mailboxtijd in

Vooral door de eerste tip, maak je je mailbox minder belangrijk. Tuurlijk, soms wordt er tussen 17:00 en 09:00 uur nog wel een relevante mail gestuurd. Maar daar hoef je echt niet altijd meteen op te antwoorden. En wil je je dag starten met dat specifieke project en wil je niets missen? Kijk dan voor die tijd heel even snel of er een e-mail is binnengekomen over dat project. Is dat niet het geval? Sluit je mailbox meteen weer.

Het is nooit te laat

O, nog een afsluitende tip. Misschien heb jij je klanten, relaties en teamleden wel enorm verwend door direct te reageren op mails. Dit kun je terugdraaien. Laat weten dat je je mailbox één of twee keer per dag bekijkt, en leer ze aan dat ze je kunnen bellen of appen bij spoed. Is gelijk de druk voor jou eraf.

Zorgen deze tips nog niet voor het beoogde resultaat en wil je toch uitbesteden?

Bel of mail me gerust, of stuur me een DM op Instagram!