Productiever zijn is juist niet: drukker zijn

Je wil geen ontevreden klanten dus je gaat door. De balans tussen werk en privé raakt verstoord en het frustreert je. Altijd maar aan het werk zijn breekt je op een gegeven moment ook gewoon op hè?

Wat je beter niet kunt doen

Naar oplossingen heb je al gekeken. “Nee verkopen” is geen optie. Niet goed voor je reputatie en je wil ook groeien met je bedrijf. Dan wil je die superleuke opdrachten niet weigeren. Personeel in dienst nemen zou kunnen, maar ja… waar vind je die? Een stagiaire dan? Laag in kosten, maar je moet wel tijd investeren in het inwerken en het is maar een tijdelijke oplossing.

Productiever zijn met deze 10 tips

1. Weet waar je tijd naartoe gaat

Dit is meteen de meest waardevolle tip, als je het mij vraagt. Wil je namelijk productiever zijn, dan is time-management het startpunt. Hou voor de komende twee weken je uren eens heel goed bij. Schrijf daarbij alles op. Hoe lang je met je mail bezig bent, hoe lang een telefoontje duurt, hoeveel tijd je kwijt bent aan de voorbereiding van een coachingscall met je coachee. Maar ook hoe lang je bezig bent met je lunch, het halen van koffie, een praatje met je collega… zelfs een toiletbezoek! Na die twee weken weet je precies hoe lang je met je taken bezig kunt zijn. En hopelijk zeg je dan niet meer te snel dat dat project deze week wel afgerond is, want vaak is volgende week ook prima hè.

2. Gebruik een planner

Door je werk in te plannen krijg je meer gedaan. Dus niet een to-dolijstje maken, maar ga realistisch plannen. Hierbij een voorbeeld van een ‘ouderwets’ to-dolijstje:

Etc etc.
Het is veel makkelijker om losse klusjes in te plannen dan een complete opdracht. Op deze manier wordt je to-dolijstje een planning.

3. Laat je niet (af)leiden door je mailbox

De mailbox is voor veel ondernemers struikelblok nummer één. De dag begint met het openen van je mailbox en voor je het weet is de ochtend voorbij en ben je alleen nog maar druk geweest met het beantwoorden van mails. Zonde! Plan liever mailblokken in. Een of twee momenten per dag waarin je met je inbox bezig bent.

4. Zet je notificaties uit

Dit is echt zo cliché hè? Maar het werkt gewoon. Hoe minder je afgeleid raakt door al die meldingen op je telefoon, hoe minder je doet op een dag. En niet alleen de notificaties van je mail, ook die van LinkedIn, Facebook, Instagram, TikTok en Whatsapp moeten eraf.

5. Batch!

Verzamel je werk. Gedurende de week heb je vast taken die terugkomen, misschien wel meerdere keren per dag. Zo kun je bijvoorbeeld je coachingsgesprekken op één of twee vaste dagen per week plannen. Of een vast moment pakken voor het schrijven van je content. Maar denk ook aan facturatie, het betalen van je facturen en zelfs het versturen van offertes.

6. Pomodoro

De Pomodoro-methode is een methode om productief te werken. Google het maar eens of check Wikipedia.  In het kort: je werkt 20 minuten zonder onderbreking aan een taak. Daarna neem je 5 minuten pauze. Daarna werk je weer 20 minuten zonder onderbreking aan die taak (of een nieuwe, als je eraan toe bent), daarna neem je weer 5 minuten pauze. Dit herhaal je in totaal drie of vier keer en daarna neem je een langere pauze. Ik ben echt groot fan van deze methode. It works everytime!

7. Creëer overzicht

De sleutel tot een productieve dag is overzicht. Overzicht in je beschikbare tijd en overzicht in je to do’s en je afspraken. Dit zorgt voor rust in je hoofd en dat zorgt weer voor een heerlijke productieve werkdag.

8. Gebruik een PM-tool

Zelf werk ik graag met projectmanagementtool Asana maar er zijn er nog veul meer! Trello, ClickUp, Todoist… you name it. Zet hier AL je taken in, gecategoriseerd op type werkzaamheden. Dus werk je net als ik voor verschillende klanten tegelijkertijd, maak dan projecten aan per klant. Daarna zet je er de datum van de deadline in. In één klik heb je dan in beeld wat er allemaal op stapel ligt voor die dag.

9. Productiever zijn met meer pauze

Ja, serieus. Dit is echt een tip om productiever te werken. Je moet zo nu en dan je hoofd leeg maken. Als je een lange tijd aan een stuk werkt, verlies je op een gegeven moment focus. Je kunt je minder goed concentreren. Even een wandeling naar de koffie doet al wonderen en vergeet niet minimaal één lange pauze te nemen per dag.

10. Last but not least: zeg eens wat vaker nee.

En dan bedoel ik natuurlijk niet dat je nee moet zeggen tegen nieuwe opdrachten of klanten (liever niet iig!) maar bedenk bij elke vraag die je krijgt heel goed wat je antwoord gaat zijn. Dit is echt een mindset-dingetje. Vraag je dan af: wat heb ik hier aan? En het klinkt super egoïstisch natuurlijk, maar als je nou eens wat minder voor een ander zou doen? Hoeveel tijd win je ermee?

Helpen al deze tips je nou nog niet? Dan is het misschien tijd om eens wat werk uit te besteden en te investeren in een VA, webdesigner of tekstschrijver.

Wil je hier eens met me over sparren? Bel of mail me gerust, of stuur me een DM op Instagram!