06 - 43 24 71 88 esther@virtual-es.nl

Complex project? Zo hou je overzicht

Begin met een plan(ning)

O men, we gaan verbouwen! Soort van dan. Omdat we de hypotheek konden oversluiten naar een voordeligere aanbieder, maakten we meteen van de gelegenheid gebruik en namen we een klein bouwdepotje bij de hypotheek. Ons huis is namelijk van ‘98, en de keuken die erin zit heeft z’n beste tijd gehad.

Als ik geen virtual assistant geworden was, had ik me ongetwijfeld op styling en interieur gestort, want ik vind weinig leuker dan het bedenken van een nieuwe inrichting. Je kunt je voorstellen hoe groot mijn popel was toen ik een nieuwe keuken mocht uitzoeken! Hele avonden heb ik lopen Pinteresten, de VT Wonens weer uit de kast gepakt en een digitaal moodboard gemaakt in Canva, (op advies van mijn klant Wieke, van Wieke ontwerpt).

Voor de gelegenheid besloten we namelijk ook ons hele interieur aan te passen. Nieuwe bank, nieuwe eettafel, werkelijk ALLES op een andere plek en veel lol (voor mij dan). Maar goed… die keuken.

Complexe-planning-virtual-assistant
Complexe-planning

EASIER SAID THAN DONE

Er ontstond gaandeweg namelijk wel een probleempje. Ik wil graag een keuken zonder bovenkastjes, en het liefst halfopen. Dus de keuken wat meer betrekken bij de woonkamer. Daarvoor zou de trapkast -de voorraadkast- moeten worden ingekort met minstens 80 cm, een klus voor een aannemer. Maar omdat de trapkast tot aan het plafond gemetseld was, moesten we ook een stucadoor inhuren omdat het hele plafond (zowel keuken als woonkamer) moest worden gestuukt. En omdat we aan de andere kant van de keuken een kastenwand wilden in de stijl van de keuken, hadden we een elektricien nodig. Kortom, de op het oog zo simpele klus (‘zoek een nieuwe keuken uit, betaal die dude en hij komt hem plaatsen’) werd nogal complex.
 

PLANNEN KAN IK! TOCH?

Nu is plannen mijn werk, en ik vind het prachtig om als virtual assistant vrouwen te helpen die veel werk hebben, maar ook te weinig tijd: door goed en slim te plannen, win je tijd en verdwijnt ergernis en creëer je vooral rust. Er is echter een verschil in plannen voor je werk en privé. En dat is ook logisch: de kinderen van dominees die van hun geloof vallen, tandartsen die hun eigen gebit niet zorgvuldig poetsen en de welbekende lekkende kraan bij de loodgieter thuis, is het niet? Het lijkt wel alsof er een strikte scheiding is tussen wat je op professioneel vlak kan, en in je privé doet. 
 

COMPLEX AGENDABEHEER

Maar dat het verklaarbaar is, maakt het nog niet acceptabel. Bovendien bleek de bouwvak een extra uitdaging: óf alles moest vóór 8/7 af, of we zouden pas in september kunnen beginnen. En toen kwam goed van pas wat ik beroepsmatig met mijn klanten doe: op papier zetten, afspraken maken, uitlooptijd inschatten en andere buffers inbouwen en voilà: op 18 juni wordt de oude keuken uitgebroken door iemand die er (terecht!) een leuk bedrag voor over had, de maandag erna begint de aannemer te breken en de stucer te smeren, en het uitharden van de egaline voor de ondervloer is precies in een weekend gepland: dan komt er toch geen klusser over de vloer. De keukenboer had -toeval bestaat niet- het inbouwen gepland op de laatste twee dagen voor de bouwvak: het moment dat de vloer ligt, het stucwerk is uitgehard en de leidingen zijn aangesloten.

Dit deed me denken aan de tijd voordat ik VA werd, als management assistente heb ik heel wat complexe agenda’s beheerd, en dat vond ik een van de leukste onderdelen van mijn werk. Puzzelen, zorgen dat afspraken op orde van urgentie ingepland worden, geen onhandige reisschema’s nodig waren, er ruimte was voor ad-hoc afspraken en mijn leidinggevende met een relaxt gevoel aan haar dag kon beginnen en die vaak ook eindigde. Als dat niet het geval was, dan lag dat in elk geval niet aan mijn plan skills!

NAILED IT

Dus vol trots en ook een beetje opgelucht besprak ik de planning met De Leukerd. Hij had een laatste bezwaar: moesten we nu drie volle weken uit eten, of laten bezorgen? Dat was niet in de begroting meegenomen? En weet je, soms zijn problemen niet eens uitgesproken of de oplossing is al daar. Mijn schoonouders belden diezelfde avond om de vakantiedata door te geven: ze gaan vanaf 15 juni vier weken weg. Precies genoeg tijd om onze spullen in hun garage te stallen, en gebruik te maken van hun keuken. Soms heeft het universum gewoon het beste met je voor, vrouwen! Make use of it!
 
Wil je het universum liever een handje helpen en ook met een relaxt gevoel aan je dag beginnen, net als mijn leidinggevenden vroeger? Dat kan op vele manieren. Ik denk graag met je mee.
 

(Benieuwd naar de ervaring van mijn klanten met mij als VA? Check het hier.)