Vuur & structuur voor ondernemende vrouwen
Toe aan een Virtual Assistant?
Mis je structuur in je (werk)leven. Kun je geen planning maken of weet je niet hoe jij je hieraan kan houden? Is je to do list langer dan de lyrics van Bohemian Rhapsody?
Kortom; doe je de hele dag dingen die je gehoopt had niet meer te hoeven doen, toen je voor jezelf begon? Krijg je een nervous breakdown bij de gedachte aan alles wat je nog af moet vinken? Is je vlammetje aan het doven? Plan dan een gratis structuursessie om kennis te maken en erachter te komen waar jij tijd kunt winnen.
Gratis structuursessie met virtual assistant
Wil jij meer structuur aanbrengen maar weet je echt niet hoe? Plan dan een gratis structuursessie in van een uur. Samen kijken we naar je processen, hoe jij je dag indeelt en hoe je wat meer structuur aanbrengt aan je (werk)leven.
Interessant? Plan hier een structuursessie in.
Esther Botter
jouw virtual assistant!
Ben je er klaar mee dat je je laat leiden door je mailbox? Weet je niet exact wat je workload is? Heb je geen overzicht en heb je aan het eind van je werkdag nooit het gevoel dat je lekker hebt gewerkt?
I’m your girl!
Je bent toch helemaal klaar met die avonden doorwerken, in het weekend nog even achter je laptop kruipen? Je wil toch meer tijd voor je loved ones? Je bent ondernemer geworden om een vrijer leven te hebben. Maar heb je het ook? Met een virtual assistant kan het.
Wat doet een virtual assistant
Wat is een virtual assistant en wat doet een virtual assistant precies voor je? Het woord zegt het al, een virtual assisant, assisteert jou, op welk gebied dan ook. Echter werkt een virtual assistant op afstand, dus helpt diegene jou met klussen die op afstand gedaan kunnen worden. Ik richt me op business support en breng structuur aan in je processen.
Wat doet een virtual assistant voor je?
De virtual assistant is momenteel erg populair. Bedrijven kunnen moeilijk aan personeel komen terwijl de economie nog steeds goed draait. Een veel gekozen uitkomst is een samenwerking met een virtual assistant. Maar wat is een virtual assistant en wat doet een virtual assistant precies? Hoe kan een virtual assistant jouw en je business verder helpen?
Op deze pagina leg ik uit wat een virtual assistant is voor welke taken je prima bij een virtual assistant terecht kunt. Lees rustig verder of klik op één van de links hieronder om naar jouw gewenste onderwerp te gaan.
En wat doet een virtual assistant precies?
Dat verschilt, er zijn virtual assistants op diverse gebieden. Denk aan marketing, sales, administratie, business support, eigenlijk op ieder vlak waarmee een gemiddelde ondernemer te maken heeft.
Virtual Es
Jouw virtual assistant voor business support
Business support, klinkt vaag? Snap ik. Ik zal er wat duidelijkheid in scheppen. Business support houdt in dat ik je ondersteun bij de werkzaamheden die jij moet doen om je bedrijf te runnen. Denk aan debiteuren en crediteuren beheer (facturen sturen en betalingen checken), afspraken plannen, je mailbox beheren en meer. Maar dat niet alleen, ik zorg ook dat het allemaal makkelijk en efficiënter gaat. Denk hierbij aan:
Automatiseren van werkprocessen
‘Es, wil jij die afspraak met X even voor me inplannen?’ Tuurlijk, doe ik. En snel. Want ik gebruik een tool als Calendly. Daarmee wordt plannen wel heel eenvoudig. Dat scheelt veel tijd. Ik kan als jouw virtual assistent deze tool voor je inrichten. Afhankelijk van jouw business adviseer ik je op welke manier je dit het beste kan doen. Doel: jou zo min mogelijk belasten met je planning.
Planners
Werk je al met een PM-tool? Of een papieren of online planner? Jouw virtual assistent helpt je deze planners zo te gebruiken dat het je meteen tijd oplevert. Ik werk zelf al jaren met de papieren planners van Structuurjunkie.nl.
Persoonlijk Advies
Is een dag te kort voor al jouw acties? Laat mij dan eens meekijken naar je manier van werken. Ik help je om structuur aan te brengen en routines te creëren. En zorg ervoor dat je meer gedaan krijgt op een dag, of dat nou in je persoonlijke leven is of in je business. Mijn ervaring is dat er altijd wel tijdwinst te halen valt, bijvoorbeeld door het automatiseren van je processen.
Tips
Wil je nog meer tips voor productievere dagen? Lees dan mijn blog: https://www.virtual-es.nl/hoe-kun-jij-wat-productiever-zijn/
Wat doet een
virtual assistant nog meer?
PM-tool
Ik help je met je PM-tool. Je projecten houd je beter in de hand met een projectmanagement tool. Je hebt overzicht over en inzicht in fasering, planning en urenregistratie. Wil je ook werken met een PM-tool? Jouw virtual assistent richt je PM-tool zo in dat jij overzicht hebt en je (met je team) doet wat er moet gebeuren. Asana is by far m’n lievelingsplanningstool.
Inrichten
Als je een projectmanagement tool gebruikt moet je ‘m wel onderdeel maken van je dagelijkse routine. Net zoals je elke dag je mail en planner checkt, raadpleeg je ook dagelijks je PM-tool. Vooral als je met een team werkt heeft een PM-tool grote voordelen. Elk teamlid weet wat er van hem of haar verwacht wordt en wanneer het af moet zijn. Je houdt overzicht of ieder z’n taken goed en tijdig uitvoert. En nog mooier, via je PM-tool kun je ook de voortgang van je projecten bekijken. Handig!
Voorbeeld
Er zijn veel PM-tools (zoals Trello, Clickup, Todoist of Monday) maar ik gebruik Asana. Elk van mijn klanten is daarin een ‘project’. Onder dat project maak ik voor mezelf taken aan. Sommige taken komen wekelijks of dagelijks terug, andere eens per maand.
Via de calenderview van Asana heb ik een helder overzicht van wat ik deze week allemaal gedaan wil hebben. En lukt het niet op de datum van de deadline? Dan schuif ik die ene taak door naar morgen. Dat mag gewoon, hè?
Facturen en offertes versturen
Facturen en offertes versturen en boeken: het hoort erbij maar het is vaak een noodzakelijk kwaad. Toch kun je het maar beter goed doen want de schoorsteen moet ook roken. Ik werk voor mijn klanten (en mezelf) met Moneybird. Daarmee kan ik jouw facturering uit handen nemen en ook de offertes kunnen hieruit verstuurd worden. Werk je nog niet met een boekhoudsysteem? Dan richt ik Moneybird voor je in.
Wat is een flowchart?
Als je je werkprocessen wilt optimaliseren maakt jouw virtual assistent een flowchart voor je: daardoor zie je wat je doet en hoe het efficiënter kan. Met zo’n flowchart breng je in beeld waar eventuele overbodige stappen in je processen zitten. Daardoor bespaar je tijd, maak je minder fouten en doe je geen dubbel werk meer.
Werk je met een team, dan heeft de flowchart nóg een fijne functie. Elk teamlid ziet in een oogopslag wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn. Helemaal handig voor nieuwe teamleden die zo meer houvast krijgen. En trouwens ook voor jezelf: doordat je elke stap uitwerkt kun je checken of je voldoet aan de wet- en regelgeving.
Virtual assistant voor
redactionele werkzaamheden
Heb je teksten nodig voor een onlinetraining, een challenge of een masterclass? Heb je webteksten of een blog? Ik kan je al je documenten overzichtelijk en aantrekkelijk voor je opmaken. Bovendien zorg ik ervoor dat je documenten in correct en goed leesbaar Nederlands zijn gesteld. Dat hoort gewoon.
Taalvouten
Ja, ik ben zo iemand die je taalgebruik corrigeert als we in gesprek zijn. Irritant he? Maar dat maakt mij dé persoon om jouw websiteteksten, content, online training of salespage te redigeren. Loopt die zin niet zo lekker? Hoe zat het ook alweer met die dt-regel? Welke woorden moet je ook alweer aan elkaar schrijven? Ik help je.
Er mogen geen vragen zijn over de inhoud van je teksten. Als je kernachtig en helder formuleert blijven mensen lezen. En door spelfouten gaan lezers aan je twijfelen: slordig schrijven duidt op slordig denkwerk.
Duidelijk communiceren
Ik zorg er ook voor dat je boodschap duidelijk wordt gecommuniceerd en aantrekkelijk en kernachtig wordt vertaald in correct en goed leesbaar Nederlands. Ik zorg ervoor dat je taalgebruik en de doelgroep op een lijn zitten. Teksten die lekker lezen trekken lezers over de streep. En een extra check na het schrijven van je tekst zorgt ervoor dat een goede tekst een fantastische tekst wordt en vier ogen zien altijd meer dan twee.
Wat kost een virtual assistant?
Je kunt natuurlijk eenmalig werk uitbesteden maar om echt alles uit onze samenwerking te halen en te groeien met je bedrijf is continuïteit belangrijk.
Daarom bied ik de volgende pakketten aan.
foundation.
Start!
First things first. En wie weet wat er allemaal nog los komt na het aanbrengen van de foundation.
Binnen dit pakket neem ik 2 taken van je over.
Per maand is er ruimte voor nog één extra incidentele taak.
€ 517,-
per maand /excl BTW
contour.
Level up!
Breng vorm aan. Shape. Wat wil je? Meer rust? Meer tijd om aan je bedrijf te werken?
Binnen dit pakket neem ik 3 taken van je over.
Er is zelfs ruimte voor één extra incidentele taak.
€ 827,-
per maand /excl BTW
highlighter.
Shine!
Nóg meer tijd voor je bedrijf en voor jezelf? Dan wil je highlighten.
Binnen dit pakket neem ik 5 taken van je over.
Hoppa!
En! Er is nog ruimte voor twee extra incidentele taken.
€ 1407,-
per maand /excl BTW
Hoe is het om met een VA samen te werken
Ik kan zelf natuurlijk wel vertellen hoe leuk het is om met mij als virtual assistant te werken en wat het je op gaat leveren… maar mijn klanten kunnen dat nog veel beter!
Wieke
Esther ondersteunt mij sinds drie maanden en ik kan nu al niet meer zonder haar!
Ze helpt mij met het beantwoorden van mails en doet voor mij de boekhouding in Moneybird: van het maken van offertes en facturen tot het inboeken van alle bonnetjes.
Nu kan ik met een brede glimlach op m’n gezicht in een mum van tijd mijn aangifte omzetbelasting doen! 😉
Maar Esther doet nog zoveel meer dan dat. Ze denkt mee met mijn bedrijf(svoering), zet me aan het denken en daagt me uit.
Zo heb ik er niet alleen een hele fijne virtual assistant bij die ik blindelings kan vertrouwen, maar ook nog eens een sparringspartner! Echt een onwijze topper!
Dominique
Met Esther samenwerken is vooral leuk en ontspannen en zorgt voor het volledig kunnen benutten van mijn potentie en die van de organisatie. Ze is kritisch, maar op een liefdevolle manier. Kritisch of het oplevert wat ik wil en niet kritisch over datgene wat ik wil.
Ze doet het met humor en het gevoel wat ze geeft is soms een beetje alsof je bij je ouders thuis komt na een lange dag en dat ze dan voor je hebben gekookt en met liefde naar je verhalen luisteren. Ik kan het even niet anders omschrijven haha.
Esther ontzorgt me op de vlakken waar ik stress van krijg. Dat vind ik het allerfijnste aan haar. Dat ze niet kijkt, wat zou ik willen doen en me dat oplegt, maar echt meedenkt wat heb je nu nodig?
Esther ontzorgt, maar is daarnaast dus eigenlijk ook een strategische sparringpartner op het "hoe".
Manon
Ik ben blij met Esther! Het is fijn dat ik niet meer de enige ben in mijn bedrijf en doordat zij er voor zorgt dat ik aan kleine dingen niet meer hoef te denken heb ik ruimte voor de grote dingen, waar ik energie van krijg.
Het is even wennen om al die kleine dingen die weinig tijd lijken te kosten uit handen te geven maar feit is dat ik nu opeens wél toe kom aan al die dingen die zo lang zijn blijven liggen!